Do prawidłowego zarządzania towarami oraz procesami logistycznymi niezbędne jest profesjonalnie prowadzona dokumentacja magazynowa. Obowiązek ten spoczywa na każdym właścicielu magazynu. Jak to wygląda w praktyce?

Dokumenty magazynowe – co to jest? Jak nimi zarządzać?

Dokument magazynowy zawiera zapisy z pracy w magazynie. Dostępny jest w formie papierowej oraz elektronicznej. Służy do zbierania informacji na temat całego łańcucha dostaw, terminów wysyłki towarów, jak i danych dotyczących przedsiębiorców.

Zasady dokumentowania wewnętrznego i zewnętrznego w magazynie określa ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 roku. Dokumentacja magazynowa prowadzona w staranny sposób umożliwia łatwą kontrolę zapasów, a także tego ile towarów zostało wydanych, a ile przyjętych do magazynu.

Obecnie właściciele magazynów korzystają z systemów do monitorowania bieżącego stanu magazynu oraz tego, co składują regały paletowe, co jest sporym ułatwieniem i niweluje błędy ludzkie. Wystawianie dokumentów jest o wiele prostsze i szybsze, można pozyskać w jednej chwili faktury i dowody sprzedaży. Rozwiązania udostępniane dla przedsiębiorców ułatwiają zarządzanie magazynem oraz zasobami, a także utrzymanie porządku w tak ogromnym obiekcie.

Rodzaje dokumentów magazynowych

Podstawowy charakterystyka dokumentów magazynowych opiera się na następującym podziale:

• dokumenty magazynowe przychodowe – dotyczą wszystkich towarów, które trafiają do magazynu,
• dokumenty magazynowe rozchodowe – dotyczą sprzedaży towarów oraz wydania ich do innej jednostki organizacyjnej wewnątrz tego samego przedsiębiorstwa.

Dokumenty magazynowe przychodowe

Podział dokumentów magazynowych przychodowych przedstawia się następująco:

• przyjęcie z zewnątrz – PZ – kupno lub nieodpłatne przejęcie towaru od innego przedsiębiorcy. Dokument jest sporządzany przez pracownika magazynu. Zawiera: dane dostawcy, datę sporządzenia dokumentu, datę przyjęcia towaru, jego ilość oraz cenę;
• przyjęcie z wewnątrz – PW – obrót towarów wewnątrz przedsiębiorstwa. Dokumenty powstają, gdy do magazynu trafiają gotowe produkty prosto z produkcji. Nie ma tutaj informacji na temat kontrahentów, ze względu na wewnętrzny obrót;
• zwrot wewnętrzny – ZW – pojawia się, gdy nastąpiła pomyłka w przekazaniu towaru lub wystąpiła nadwyżka materiału i chce się dokonać zwrotu. W dokumentacji powinna znaleźć się m.in. nazwa i ilość zwracanego materiału, powód zwrotu;
• przesunięcie międzymagazynowe – MM+ – przesunięcie towarów między magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorcy. Trzeba wystawić dwa dokumenty: wydania oraz przyjęcia towaru. Dokument powinien zawierać: symbol magazynu oddającego i przyjmującego dany materiał lub towar, dokładną nazwę i ilość wydawanego towaru oraz podpisy pracowników obu magazynów.

Dokumenty magazynowe rozchodowe

Wszystkie dokumenty magazynowe rozchodowe dzieli się na:

• wydane na zewnątrz – WZ – wystawiane są w momencie sprzedaży towaru;
• rozchód wewnętrzny – RW – dokument magazynowy wystawiany w momencie wydania towaru do innej jednostki funkcjonującej w ramach tej samej firmy. Przykład: magazyn przekazuje materiał na produkcję w ramach własnej działalności;
• przesunięcie międzymagazynowe – MM- – wystawiany jest, gdy towar trafia do innego magazynu funkcjonującego w ramach tej samej działalności. Dokument powinien zawierać: symbol magazynu oddającego i przyjmującego dany materiał lub towar, dokładną nazwę i ilość wydawanego towaru oraz podpisy pracowników obu magazynów.

Jak długo należy przechowywać dokumentację magazynową?

W związku z tym, że dokumenty stosowane w gospodarce magazynowej przedstawiają wszystkie procesy logistyczne, wydania i przesunięcia towarów, jak i operacje gospodarcze określające ewidencje księgowe, zgodnie z prawem należy przechowywać je przez co najmniej 5 lat.

Czas trzeba liczyć od początku roku, który następuje po roku obrotowym, w którym sporządzono dokumentację.

Wiesz już, jakie są dokumenty magazynowe. Warto zadbać, aby Twój magazyn posiadał je wszystkie uporządkowane i profesjonalnie przygotowane.