Dokumenty magazynowe — rodzaje, przepisy, obowiązki przechowywania
Do prawidłowego zarządzania towarami oraz procesami logistycznymi niezbędne jest profesjonalnie prowadzona dokumentacja magazynowa. Obowiązek ten spoczywa na każdym właścicielu magazynu. Jak to wygląda w praktyce?
Dokumenty magazynowe – co to jest? Jak nimi zarządzać?
Dokument magazynowy zawiera zapisy z pracy w magazynie. Dostępny jest w formie papierowej oraz elektronicznej. Służy do zbierania informacji na temat całego łańcucha dostaw, terminów wysyłki towarów, jak i danych dotyczących przedsiębiorców.
Zasady dokumentowania wewnętrznego i zewnętrznego w magazynie określa ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 roku. Dokumentacja magazynowa prowadzona w staranny sposób umożliwia łatwą kontrolę zapasów, a także tego ile towarów zostało wydanych, a ile przyjętych do magazynu.
Obecnie właściciele magazynów korzystają z systemów do monitorowania bieżącego stanu magazynu oraz tego, co składują regały paletowe, co jest sporym ułatwieniem i niweluje błędy ludzkie. Wystawianie dokumentów jest o wiele prostsze i szybsze, można pozyskać w jednej chwili faktury i dowody sprzedaży. Rozwiązania udostępniane dla przedsiębiorców ułatwiają zarządzanie magazynem oraz zasobami, a także utrzymanie porządku w tak ogromnym obiekcie.
Rodzaje dokumentów magazynowych
Podstawowy charakterystyka dokumentów magazynowych opiera się na następującym podziale:
- dokumenty magazynowe przychodowe – dotyczą wszystkich towarów, które trafiają do magazynu,
- dokumenty magazynowe rozchodowe – dotyczą sprzedaży towarów oraz wydania ich do innej jednostki organizacyjnej wewnątrz tego samego przedsiębiorstwa.
Dokumenty magazynowe przychodowe
Podział dokumentów magazynowych przychodowych przedstawia się następująco:
- przyjęcie z zewnątrz – PZ – kupno lub nieodpłatne przejęcie towaru od innego przedsiębiorcy. Dokument jest sporządzany przez pracownika magazynu. Zawiera: dane dostawcy, datę sporządzenia dokumentu, datę przyjęcia towaru, jego ilość oraz cenę;
- przyjęcie z wewnątrz – PW – obrót towarów wewnątrz przedsiębiorstwa. Dokumenty powstają, gdy do magazynu trafiają gotowe produkty prosto z produkcji. Nie ma tutaj informacji na temat kontrahentów, ze względu na wewnętrzny obrót;
- zwrot wewnętrzny – ZW – pojawia się, gdy nastąpiła pomyłka w przekazaniu towaru lub wystąpiła nadwyżka materiału i chce się dokonać zwrotu. W dokumentacji powinna znaleźć się m.in. nazwa i ilość zwracanego materiału, powód zwrotu;
- przesunięcie międzymagazynowe – MM+ – przesunięcie towarów między magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorcy. Trzeba wystawić dwa dokumenty: wydania oraz przyjęcia towaru. Dokument powinien zawierać: symbol magazynu oddającego i przyjmującego dany materiał lub towar, dokładną nazwę i ilość wydawanego towaru oraz podpisy pracowników obu magazynów.
Dokumenty magazynowe rozchodowe
Wszystkie dokumenty magazynowe rozchodowe dzieli się na:
- wydane na zewnątrz – WZ – wystawiane są w momencie sprzedaży towaru;
- rozchód wewnętrzny – RW – dokument magazynowy wystawiany w momencie wydania towaru do innej jednostki funkcjonującej w ramach tej samej firmy. Przykład: magazyn przekazuje materiał na produkcję w ramach własnej działalności;
- przesunięcie międzymagazynowe – MM- – wystawiany jest, gdy towar trafia do innego magazynu funkcjonującego w ramach tej samej działalności. Dokument powinien zawierać: symbol magazynu oddającego i przyjmującego dany materiał lub towar, dokładną nazwę i ilość wydawanego towaru oraz podpisy pracowników obu magazynów.
Jak długo należy przechowywać dokumentację magazynową?
W związku z tym, że dokumenty stosowane w gospodarce magazynowej przedstawiają wszystkie procesy logistyczne, wydania i przesunięcia towarów, jak i operacje gospodarcze określające ewidencje księgowe, zgodnie z prawem należy przechowywać je przez co najmniej 5 lat.
Czas trzeba liczyć od początku roku, który następuje po roku obrotowym, w którym sporządzono dokumentację.
Wiesz już, jakie są dokumenty magazynowe. Warto zadbać, aby Twój magazyn posiadał je wszystkie uporządkowane i profesjonalnie przygotowane.
Dokumenty magazynowe – najczęstsze pytania
Krótka sekcja dla firm, które chcą uporządkować obieg dokumentów magazynowych, kontrolować przyjęcia i wydania towaru oraz ograniczyć błędy w stanach magazynowych.
Jakie są podstawowe rodzaje dokumentów magazynowych?
Podstawowe dokumenty magazynowe dzieli się najczęściej na przychodowe, rozchodowe oraz dokumenty przesunięć. Do najważniejszych należą PZ, czyli przyjęcie zewnętrzne, WZ, czyli wydanie zewnętrzne, PW, czyli przyjęcie wewnętrzne, RW, czyli rozchód wewnętrzny oraz MM, czyli przesunięcie międzymagazynowe. Każdy z nich opisuje inny typ ruchu towaru w magazynie.
Czym różni się dokument PZ od dokumentu WZ?
Dokument PZ potwierdza przyjęcie towaru do magazynu z zewnątrz, na przykład od dostawcy. Dokument WZ potwierdza wydanie towaru z magazynu na zewnątrz, na przykład do klienta lub kontrahenta. Najprościej mówiąc: PZ zwiększa stan magazynowy, a WZ go zmniejsza. Oba dokumenty pomagają powiązać fizyczny ruch towaru z zamówieniami, fakturami i ewidencją magazynową.
Kiedy stosuje się dokumenty PW, RW i MM?
Dokument PW stosuje się przy przyjęciu wewnętrznym, na przykład gdy do magazynu trafiają wyroby gotowe z produkcji. Dokument RW służy do rozchodu wewnętrznego, czyli wydania materiałów lub towarów na potrzeby firmy. Dokument MM wykorzystuje się przy przesunięciu towaru między magazynami lub strefami magazynowymi w ramach tego samego przedsiębiorstwa.
Jakie dane powinien zawierać dokument magazynowy?
Dokument magazynowy powinien zawierać numer dokumentu, datę wystawienia, datę przyjęcia lub wydania towaru, oznaczenie magazynu, dane kontrahenta lub jednostki wewnętrznej, nazwę albo symbol towaru, ilość, jednostkę miary, cenę lub wartość oraz podpis osoby upoważnionej. Im dokładniej opisany jest ruch towaru, tym łatwiej wyjaśnić późniejsze różnice w stanach magazynowych.
Czy dokumenty magazynowe mogą być prowadzone elektronicznie?
Tak, dokumenty magazynowe mogą być prowadzone w formie elektronicznej, jeżeli firma zapewnia ich czytelność, kompletność, możliwość odtworzenia i właściwe przechowywanie. W praktyce system magazynowy lub ERP ułatwia wystawianie dokumentów, kontrolę stanów, wyszukiwanie historii ruchu towaru oraz powiązanie dokumentów magazynowych z zamówieniami i fakturami.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty magazynowe?
Okres przechowywania dokumentów zależy od tego, czy są one częścią dokumentacji księgowej, podatkowej lub wewnętrznej ewidencji firmy. W praktyce dokumenty magazynowe warto przechowywać co najmniej tak długo, jak dokumenty księgowe, z którymi są powiązane. Najbezpieczniej ustalić ten okres z księgowością, ponieważ WZ, PZ, RW, PW i MM mogą mieć znaczenie przy rozliczeniach, inwentaryzacji oraz kontroli.
Czy dokumenty magazynowe mają znaczenie podczas inwentaryzacji?
Tak. Dokumenty magazynowe pozwalają sprawdzić, dlaczego stan rzeczywisty różni się od stanu w systemie. Jeżeli przyjęcia, wydania, przesunięcia i rozchody wewnętrzne są rejestrowane na bieżąco, łatwiej ustalić źródło braków, nadwyżek lub pomyłek. Brak dokumentów albo ich nieterminowe wystawianie może utrudnić inwentaryzację i zaburzyć obraz rzeczywistych zapasów.
Jak organizacja magazynu wpływa na poprawność dokumentów?
Nawet najlepszy system dokumentów nie zadziała dobrze, jeśli magazyn jest chaotyczny. Znaczenie mają oznaczone lokalizacje, logiczny układ regałów, wydzielone strefy przyjęć i wydań, kontrola ilości przed przesunięciem towaru oraz jasny podział odpowiedzialności. Dobrze zaprojektowany magazyn ogranicza pomyłki przy wystawianiu PZ, WZ, RW, PW i MM.
Pozdrawiamy
