Prawidłowe zarządzanie zapasami sezonowymi ma wpływ na funkcjonowanie całego magazynu, jak i szybkość realizacji zamówień. Dynamiczny rozwój sektora e-commerce skłania przedsiębiorców do wypracowywania w tym zakresie jak najlepszych praktyk.

Zapas sezonowy – co to jest?

Mianem zapasu sezonowego określa się artykuły zgromadzone w magazynie, których wskaźnik rotacji rośnie w pewnych okresach roku. Oznacza to zwiększony na nie popyt m.in. w okolicach świąt Bożego Narodzenia, przed Wszystkimi Świętymi czy Walentynkami.

[Zobacz też: regały wysokiego składowania amRACK]

Sezonowość popytu na określoną grupę towarów wymaga elastycznego podejścia do logistyki magazynowej. Pozwala to zwiększyć bądź zmniejszyć liczbę dostępnych produktów, inaczej rozlokować je w magazynie, w zależności od potrzeb.

Aby wydajnie zarządzać zaopatrzeniem, należy wziąć pod uwagę:

• czas trwania sezonu – poprawnie zidentyfikować szczyt sezonu, okresy z najmniejszym popytem, częstotliwość okresów zwiększonego popytu po siebie następujących. Wiedza na ten temat pozwala na dobre kontrolowanie zapasów;
• lead time w zaopatrzeniu – prowadząc prawidłową politykę zaopatrzenia poprzez analizę popytu na każdy produkt, można wdrożyć odpowiednią strategię usprawniającą logistykę w przedsiębiorstwie.

Wskaźniki KPI ułatwiające monitorowanie stanu magazynowego

Aby zapasy sezonowe były pod odpowiednią kontrolą, należy przeanalizować je pod kątem wskaźników KPI – wydajności logistycznej. Oto niektóre z najistotniejszych:

• wskaźnik rotacji zapasów – szybkość wymiany składowanych towarów w danym przedziale czasowym;
• wskaźnik braku zapasów w magazynie – proces zamówień niekompletnych względem przyjętych zamówień;
• wskaźnik cyklu zapasów – określa, przez ile dni dany towar znajduje się w magazynie, zanim zostanie kupiony;
• wskaźnik zamówień oczekujących – oszacowanie liczny zamówień złożonych przez klientów, których nie można zrealizować.

Zapas sezonowy – przykłady, strategie, modele postępowania

Prawidłowe kontrolowanie stanu zapasów magazynowych jest możliwe tylko po dokładnym poznaniu specyfiki składowanych jednostek oraz sezonowości popytu. Wdrożenie odpowiedniej strategii umożliwia prawidłowe prognozowanie popytu i dopasowanie do niego ilości zapasów. Uchroni to przed zwiększonymi kosztami składowania, stratami, a jednocześnie popyt zostanie zaspokojony.

Posiadając wiedzę o stanie zapasów i prognozowanym zapotrzebowaniu, można stworzyć zapasy sezonowe dostosowane do większej rotacji na dany asortyment.

[Zobacz też: regały używane amRACK]

Sezonowość produktów wymaga elastycznego podejścia, czyli możliwości zwiększenia ilości składowanych towarów, gdy zajdzie taka potrzeba m.in. w szczytowym momencie sezonu.

W związku z tym, że występują różne rodzaje zapasów magazynowych, potrzebne są do nich zróżnicowane podejścia:

• Just In Time – znajduje zastosowanie w magazynach o wysokim udziale zapasów sezonowych. Surowce wychodzą z magazynu dopiero gdy zostanie na nie przyjęte zamówienie. Firma dysponuje dokładnie taką ilością asortymentu, na jaką jest aktualnie popyt;
• On-Demand – outsourcing na określony czas procesów takich, jak przyjęcie, magazynowanie czy kompletowanie zamówień.

Zapas sezonowy a oprogramowanie wspierające zarządzaniem

Manualne zarządzanie zapasem sezonowym często skutkuje niekompletnymi zamówieniami oraz wieloma innymi błędami, a także obniża wydajność operacji logistycznych. Rozwiązaniem jest wdrożenie oprogramowania zarządzającego magazynem, czyli WMS. Ładunki są rozmieszczane według zbioru reguł i kryteriów, jest możliwość ich śledzenia w czasie rzeczywistym.

Skalowalność oprogramowania ma szczególne znaczenie w przypadku obsługi zapasów sezonowych. Zaawansowane funkcje usprawniają zarządzanie większą ilością towarów pojawiającą się w określonych częściach roku.

Zapasy sezonowe – podsumowanie

Wraz z rozwojem branży e-commerce, pojawiła się potrzeba obsługi zapasów sezonowych w zwiększonej ilości. Dzięki dostępności wielu strategii zarządzania magazynem, można uzyskać skuteczną kontrolę nad asortymentem. 

FAQ

Zapasy sezonowe w magazynie – najczęstsze pytania

Krótka sekcja dla firm, które chcą przygotować magazyn na sezonowy wzrost sprzedaży, zwiększyć pojemność składowania i uniknąć chaosu przy przyjęciach, kompletacji oraz wydaniach.

Co to są zapasy sezonowe?

Zapasy sezonowe to towary gromadzone w magazynie przed okresem zwiększonego popytu. Mogą dotyczyć produktów świątecznych, ogrodniczych, budowlanych, odzieżowych, spożywczych, promocyjnych albo innych artykułów, których sprzedaż rośnie tylko w wybranych miesiącach roku. Ich celem jest zabezpieczenie dostępności towaru wtedy, gdy klienci kupują więcej niż zwykle.

Jak przygotować magazyn na zapasy sezonowe?

Przygotowanie magazynu warto zacząć od analizy poprzednich sezonów, prognoz sprzedaży, liczby miejsc paletowych, dostępnej powierzchni i rotacji produktów. Trzeba określić, które towary będą składowane dłużej, które będą szybko wydawane i gdzie powinny znajdować się produkty o największym popycie. Ważne jest także wcześniejsze zaplanowanie stref buforowych, pól odkładczych i dodatkowych lokalizacji.

Gdzie składować towary sezonowe w magazynie?

Towary sezonowe warto składować zgodnie z ich rotacją. Produkty, które będą szybko kompletowane i wysyłane, powinny znajdować się bliżej stref kompletacji, pakowania i wydań. Zapasy przygotowane z wyprzedzeniem mogą być składowane wyżej, dalej albo w strefach buforowych. Kluczowe jest to, aby towary sezonowe nie blokowały alejek, pól odkładczych i dostępu do asortymentu całorocznego.

Jakie regały sprawdzają się przy zapasach sezonowych?

Przy zapasach sezonowych dobrze sprawdzają się regały paletowe, jeżeli towary są składowane na paletach, oraz regały półkowe lub Carton Flow, jeżeli sezon dotyczy kartonów, pojemników i drobnicy. Przy dużej liczbie palet jednego produktu można rozważyć regały wjezdne, mobilne albo przepływowe. Dobór systemu zależy od rotacji, liczby indeksów, wymaganej dostępności towaru i dostępnej powierzchni magazynu.

Jak uniknąć nadmiernego zatowarowania przed sezonem?

Nadmiernego zatowarowania można uniknąć przez analizę danych sprzedażowych, prognoz popytu, rotacji zapasów i realnej pojemności magazynu. Warto ustalić maksymalne poziomy zapasu, kontrolować terminy dostaw i nie zamawiać towaru wyłącznie na podstawie optymistycznych założeń sprzedażowych. Zbyt duży zapas sezonowy może blokować miejsca paletowe, podnosić koszty magazynowania i utrudniać obsługę bieżących zamówień.

Jak zarządzać towarami sezonowymi po zakończeniu sezonu?

Po zakończeniu sezonu warto sprawdzić, które produkty zostały w magazynie, jak długo będą jeszcze przydatne sprzedażowo i czy powinny pozostać w łatwo dostępnych lokalizacjach. Część zapasu można przenieść do mniej eksponowanych stref, część objąć promocją, a część zaplanować jako zapas na kolejny sezon. Ważne jest szybkie zwolnienie najbardziej wartościowych miejsc składowania dla asortymentu bieżącego.

Kiedy warto zmienić układ magazynu pod sezon sprzedażowy?

Zmianę układu warto rozważyć, gdy przed sezonem brakuje miejsc paletowych, rosną zatory przy przyjęciach, kompletacja trwa dłużej, a towary sezonowe zaczynają blokować stałe lokalizacje. Czasami wystarczy zmiana adresacji, wydzielenie strefy sezonowej lub przesunięcie szybko rotujących produktów bliżej wydań. Przy większym wzroście wolumenu potrzebna może być przebudowa regałów, dodanie poziomów, podestu albo zastosowanie systemów zagęszczonego składowania.