Prawidłowe zarządzanie zapasami sezonowymi ma wpływ na funkcjonowanie całego magazynu, jak i szybkość realizacji zamówień. Dynamiczny rozwój sektora e-commerce skłania przedsiębiorców do wypracowywania w tym zakresie jak najlepszych praktyk.

Zapas sezonowy – co to jest?

Mianem zapasu sezonowego określa się artykuły zgromadzone w magazynie, których wskaźnik rotacji rośnie w pewnych okresach roku. Oznacza to zwiększony na nie popyt m.in. w okolicach świąt Bożego Narodzenia, przed Wszystkimi Świętymi czy Walentynkami.

Sezonowość popytu na określoną grupę towarów wymaga elastycznego podejścia do logistyki magazynowej. Pozwala to zwiększyć bądź zmniejszyć liczbę dostępnych produktów, inaczej rozlokować je w magazynie, w zależności od potrzeb.

Aby wydajnie zarządzać zaopatrzeniem, należy wziąć pod uwagę:

• czas trwania sezonu – poprawnie zidentyfikować szczyt sezonu, okresy z najmniejszym popytem, częstotliwość okresów zwiększonego popytu po siebie następujących. Wiedza na ten temat pozwala na dobre kontrolowanie zapasów;
• lead time w zaopatrzeniu – prowadząc prawidłową politykę zaopatrzenia poprzez analizę popytu na każdy produkt, można wdrożyć odpowiednią strategię usprawniającą logistykę w przedsiębiorstwie.

Wskaźniki KPI ułatwiające monitorowanie stanu magazynowego

Aby zapasy sezonowe były pod odpowiednią kontrolą, należy przeanalizować je pod kątem wskaźników KPI – wydajności logistycznej. Oto niektóre z najistotniejszych:

• wskaźnik rotacji zapasów – szybkość wymiany składowanych towarów w danym przedziale czasowym;
• wskaźnik braku zapasów w magazynie – proces zamówień niekompletnych względem przyjętych zamówień;
• wskaźnik cyklu zapasów – określa, przez ile dni dany towar znajduje się w magazynie, zanim zostanie kupiony;
• wskaźnik zamówień oczekujących – oszacowanie liczny zamówień złożonych przez klientów, których nie można zrealizować.

Zapas sezonowy – przykłady, strategie, modele postępowania

Prawidłowe kontrolowanie stanu zapasów magazynowych jest możliwe tylko po dokładnym poznaniu specyfiki składowanych jednostek oraz sezonowości popytu. Wdrożenie odpowiedniej strategii umożliwia prawidłowe prognozowanie popytu i dopasowanie do niego ilości zapasów. Uchroni to przed zwiększonymi kosztami składowania, stratami, a jednocześnie popyt zostanie zaspokojony.

Posiadając wiedzę o stanie zapasów i prognozowanym zapotrzebowaniu, można stworzyć zapasy sezonowe dostosowane do większej rotacji na dany asortyment.

Sezonowość produktów wymaga elastycznego podejścia, czyli możliwości zwiększenia ilości składowanych towarów, gdy zajdzie taka potrzeba m.in. w szczytowym momencie sezonu.

W związku z tym, że występują różne rodzaje zapasów magazynowych, potrzebne są do nich zróżnicowane podejścia:

• Just In Time – znajduje zastosowanie w magazynach o wysokim udziale zapasów sezonowych. Surowce wychodzą z magazynu dopiero gdy zostanie na nie przyjęte zamówienie. Firma dysponuje dokładnie taką ilością asortymentu, na jaką jest aktualnie popyt;
• On-Demand – outsourcing na określony czas procesów takich, jak przyjęcie, magazynowanie czy kompletowanie zamówień.

Zapas sezonowy a oprogramowanie wspierające zarządzaniem

Manualne zarządzanie zapasem sezonowym często skutkuje niekompletnymi zamówieniami oraz wieloma innymi błędami, a także obniża wydajność operacji logistycznych. Rozwiązaniem jest wdrożenie oprogramowania zarządzającego magazynem, czyli WMS. Ładunki są rozmieszczane według zbioru reguł i kryteriów, jest możliwość ich śledzenia w czasie rzeczywistym.

Skalowalność oprogramowania ma szczególne znaczenie w przypadku obsługi zapasów sezonowych. Zaawansowane funkcje usprawniają zarządzanie większą ilością towarów pojawiającą się w określonych częściach roku.

Zapasy sezonowe – podsumowanie

Wraz z rozwojem branży e-commerce, pojawiła się potrzeba obsługi zapasów sezonowych w zwiększonej ilości. Dzięki dostępności wielu strategii zarządzania magazynem, można uzyskać skuteczną kontrolę nad asortymentem.