Każdy właściciel magazynu ma obowiązek remanentowy, który regulowany jest przepisami. Powinien wiedzieć, jak poprawnie wystawić dokument WZ. Sprawdź wszystkie najważniejsze informacje na ten temat.

Kontrola wydawania towarów

Czego dowiesz się z artykułu?

Artykuł pomoże Ci zrozumieć, jak powiązać dokument WZ z fizycznym wydaniem towaru, zamówieniem odbiorcy i zmianą stanu magazynowego. Dowiesz się także, jakie dane ułatwiają identyfikację produktów, ilości, stron operacji i momentu przekazania ładunku.

Dlaczego to ważne? Dokument może być poprawny formalnie, a mimo to nie odpowiadać rzeczywistemu wydaniu. Pomyłka w ilości, lokalizacji, kodzie produktu lub danych odbiorcy prowadzi do rozbieżności w zapasach, reklamacji i problemów przy późniejszym wystawianiu faktury.

Czym jest dokument WZ?

Dokument WZ, czyli wydanie zewnętrzne, potwierdza zmniejszenie stanu magazynowego w związku z przekazaniem towaru odbiorcy zewnętrznemu. Pozwala powiązać fizyczne wydanie produktów z zamówieniem, dostawą, fakturą oraz zmianą zarejestrowaną w ewidencji magazynowej.

WZ nie zastępuje faktury VAT. Dokumenty mogą być ze sobą powiązane, ale pełnią inne funkcje: WZ rejestruje ruch towaru, natomiast faktura dokumentuje sprzedaż dla celów podatkowych. Zgodnie z zasadą ogólną fakturę wystawia się najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy. W określonych sytuacjach mogą obowiązywać terminy szczególne.

W zależności od sposobu prowadzenia ewidencji oraz zakresu zawartych danych dokument WZ może również pełnić funkcję dowodu księgowego. Powinien wtedy spełniać wymagania wynikające z przyjętych procedur i przepisów dotyczących dokumentowania operacji gospodarczych.

Zgodność dokumentu z operacją

Dokument WZ powinien potwierdzać rzeczywiste wydanie towaru, a nie jedynie planowaną lub niezweryfikowaną operację.

Przed zatwierdzeniem dokumentu trzeba porównać produkty i ilości z zamówieniem, sprawdzić odbiorcę oraz potwierdzić, że ładunek faktycznie opuścił magazyn. WZ najlepiej wystawiać bezpośrednio podczas wydania, gdy możliwa jest jeszcze kontrola towaru i szybkie usunięcie rozbieżności.

Co powinien zawierać dokument magazynowy WZ?

Obowiązkowymi elementami na dokumencie są:

• numer kolejny dokumentu,
• datę wystawienia,
• datę wydania towaru/materiału,
• oznaczenie towaru/materiału,
• cenę jednostkową,
• ilość wydanego towaru/materiału,
• dane wystawcy i odbiorcy,
• podpis osoby upoważnionej do wystawiania WZ.

Powiązane rozwiązania

Systemy wspierające kompletację i kontrolę wydawanych towarów

Poprawność dokumentu WZ zależy również od organizacji procesu wydania. Czytelne lokalizacje, kontrolowana rotacja i krótka droga towaru do strefy wysyłki pomagają ograniczyć pomyłki w produktach oraz ilościach.

Kompletacja drobnicy

Regały przepływowe Carton Flow

Kartony i pojemniki przesuwają się po torach rolkowych w kierunku stanowiska pobrania. Rozdzielenie strony uzupełniania i kompletacji pomaga uporządkować rotację oraz szybciej przygotowywać wydania.

sprawdź Carton Flow

Wydawanie pełnych palet

Regały przepływowe Pallet Flow

Palety przemieszczają się grawitacyjnie do punktu odbioru. System może wspierać uporządkowaną rotację FIFO lub LIFO, skrócić obsługę wózków i oddzielić strefę załadunku od pobrania.

zobacz Pallet Flow

Więcej lokalizacji

Regały mobilne

Przesuwne rzędy ograniczają liczbę stale otwartych alejek, a jednocześnie zachowują dostęp do poszczególnych lokalizacji. Pozwala to przechowywać więcej zapasów bez rozbudowy hali.

zobacz regały mobilne

Dopuszczalne formy przekazania dokumentu wydanie z magazynu

Przygotowany dokument należy przekazać niezwłocznie nabywcy towaru. Najczęściej przekazywany jest w momencie sprzedaży w formie:

• osobistej — podczas dostawy towaru;
• pocztą — tradycyjną lub elektroniczną.

Wybór metody jest uzależniony od preferencji nabywcy, a także możliwości firmy dokonującej sprzedaży. 

Dokument wydania z magazynu należy przygotować z należytą starannością, umieszczając w nim wskazane wyżej najważniejsze elementy. 

Baza wiedzy

Więcej o kompletacji, procedurach i ewidencji wydań

Prawidłowe WZ jest efektem dobrze zorganizowanego procesu. Poniższe poradniki rozwijają przygotowywanie towarów do wysyłki, podział odpowiedzialności pomiędzy pracownikami oraz elektroniczną kontrolę stanów i lokalizacji.

Przygotowanie zamówienia Jak zaplanować strefę kompletacji? Sprawdź, jak lokalizacja towarów, sposób pobierania i kontrola zamówień wpływają na szybkość oraz dokładność przygotowania wysyłki. Przeczytaj o kompletacji Odpowiedzialność pracowników Jak stworzyć procedurę wydania towaru? Zobacz, jak opisać kolejność czynności, kontrolę ilości, zatwierdzanie dokumentów i postępowanie w przypadku rozbieżności. Sprawdź procedury magazynowe Elektroniczna ewidencja Jak WMS kontroluje wydawanie towarów? Dowiedz się, jak system rejestruje lokalizacje, zleca zadania, potwierdza pobrania i aktualizuje stan magazynowy po wykonaniu wydania. Poznaj funkcje systemu WMS

FAQ

Dokument WZ i wydanie z magazynu – najczęstsze pytania

Krótka sekcja dla firm, które chcą uporządkować proces wydawania towarów z magazynu, poprawnie dokumentować ruch magazynowy i uniknąć nieporozumień między magazynem, sprzedażą, transportem i księgowością.

Kiedy wystawia się dokument WZ?

Dokument WZ wystawia się wtedy, gdy towar lub materiał opuszcza magazyn i trafia do odbiorcy zewnętrznego, na przykład kontrahenta, klienta albo firmy transportowej. W praktyce WZ potwierdza fizyczne wydanie towaru z magazynu i pomaga powiązać ruch magazynowy z późniejszą fakturą, zamówieniem lub innym dokumentem sprzedażowym.

Czy dokument WZ zastępuje fakturę?

Nie. Dokument WZ jest dokumentem magazynowym, a nie fakturą sprzedażową. Potwierdza wydanie towaru, ale samodzielnie nie zastępuje dokumentu księgowego. W wielu firmach WZ jest podstawą do późniejszego wystawienia faktury, szczególnie wtedy, gdy towar został wydany wcześniej niż przygotowano właściwy dokument sprzedaży.

Jakie dane powinny znaleźć się na dokumencie WZ?

Na dokumencie WZ powinny znaleźć się przede wszystkim numer dokumentu, data wystawienia, data wydania towaru, dane wystawcy i odbiorcy, nazwa lub symbol towaru, ilość wydanego towaru, jednostka miary, cena jednostkowa oraz podpis osoby upoważnionej. Im dokładniejszy dokument, tym łatwiej później wyjaśnić rozbieżności w stanach magazynowych lub dostawie.

Czy WZ powinno być podpisane przez odbiorcę?

Podpis odbiorcy nie zawsze wynika z jednego sztywnego wzoru dokumentu, ale w praktyce jest bardzo przydatny. Potwierdza, że towar został wydany i odebrany w określonej ilości oraz w konkretnym terminie. Przy większych dostawach, odbiorach osobistych lub transporcie zewnętrznym podpis pomaga ograniczyć spory dotyczące braków, pomyłek i odpowiedzialności za towar.

Jak dobra organizacja magazynu wpływa na poprawność dokumentów WZ?

Dokument WZ będzie poprawny tylko wtedy, gdy proces wydania towaru jest dobrze uporządkowany. Znaczenie ma czytelne oznaczenie lokalizacji, odpowiedni układ regałów, wydzielone strefy kompletacji i wydań, kontrola ilości przed załadunkiem oraz jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za wydanie. Chaos w magazynie szybko prowadzi do błędów w dokumentach i stanach magazynowych.