Straty magazynowe mogą wynikać z uszkodzeń towarów, błędów kompletacyjnych, nieprawidłowej rotacji, rozbieżności w ewidencji lub niewłaściwej organizacji pracy. Nie każdą stratę da się całkowicie wyeliminować, ale każdą kategorię warto mierzyć, przypisywać do konkretnego etapu procesu i analizować pod kątem możliwości jej ograniczenia.

Kontrola strat magazynowych

Czego dowiesz się z artykułu?

Artykuł pomoże Ci rozpoznać, na których etapach pracy magazynu najczęściej powstają uszkodzenia, pomyłki i ubytki. Dowiesz się także, jak ograniczać straty związane ze składowaniem, rotacją zapasów, kompletacją oraz obsługą towarów przez pracowników.

Dlaczego to ważne? Strata widoczna dopiero podczas inwentaryzacji lub reklamacji mogła powstać znacznie wcześniej: podczas przyjęcia, odkładania towaru, przejazdu wózka, kompletacji albo wydania. Skuteczne działania wymagają więc wskazania miejsca i przyczyny problemu, a nie tylko obliczenia jego wartości.

Jak można ograniczyć powstawanie ubytków w magazynie?

Im delikatniejszy towar, tym większe szanse na jego uszkodzenie, dlatego tak istotne jest zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń. Łatwiej jest obsługiwać książki czy t-shirty niż kryształowe kieliszki.

Zapobieganie stratom w magazynie polega przede wszystkim na uwzględnieniu odpowiednich nakładów na przygotowanie towarów do wysyłki, a także ich zabezpieczeniu w trakcie składowania na regałach. Nie zawsze właściwe jest intuicyjne podejście polegające na wybraniu ekonomicznego sposobu pakowania.

Zawsze warto brać pod uwagę zarówno koszty, jak i opłacalność całej inwestycji.

Pomiar przed działaniem

Strat nie da się skutecznie ograniczyć bez wskazania procesu i przyczyny, w których powstają.

Uszkodzenia towarów, błędy kompletacyjne, przeterminowanie i rozbieżności stanów wymagają innych działań naprawczych. Warto rejestrować rodzaj straty, lokalizację, zmianę roboczą, produkt i etap procesu, a następnie sprawdzać, czy problem wynika z wyposażenia, organizacji pracy, procedur, szkolenia czy nieaktualnych danych.

Przyczyny strat w magazynie i sposoby ich rozwiązywania

Nieprawidłowe przechowywanie towaru

Istnieje wiele powodów, dlaczego towar w magazynie uległ uszkodzeniu. Jednym z najpopularniejszych jest nieprawidłowe przechowywanie lub nieostrożne obchodzenie się z towarem w trakcie jego rozkładania na regałach oraz kompletowania zamówienia. Uszkodzonego produktu nie można sprzedać, a to oznacza straty magazynowe dla firmy.

Rozwiązaniem tego problemu jest automatyzacja procesów magazynowych. Warto zastosować nowoczesny system transportu wewnątrz-magazynowego. Technologia przyspiesza pracę, ale również ogranicza straty w magazynie wynikające z nieprawidłowego przechowywania i transportu przedmiotów szczególnie narażonych na uszkodzenia.

Brak procesu przechowywania towarów z określonym terminem przydatności

Dużą ilość produktów można przechowywać wyłącznie przez określony czas. Po jego przekroczeniu przeterminowane towary nadają się wyłącznie do utylizacji. Czy są to dopuszczalne straty magazynowe? Oczywiście, że nie! Należy bezwzględnie im zapobiegać. Najczęściej do takich sytuacji dochodzi w firmach, gdzie do skontrolowania jest wiele towarów, a nie ma procedur i technologii wspierających.

Magazyn obsługujący towary o krótkim lub określonym terminie ważności powinien funkcjonować zgodnie z zasadą FEFO (pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi). Ważne jest, aby metoda była wspierana przez system zarządzania WMS, który na bieżąco kontroluje przyjmowanie i wydawanie towarów, informuje o stanie magazynowym, możliwych brakach, a także terminie ważności określonych produktów.

Brak procesu lub błędny proces kompletacji

Brak odpowiednio zoptymalizowanego procesu kompletacji towarów prowadzi do strat czasu i pieniędzy. Idealnie zorganizowana strefa zakłada pobieranie i wydawanie dużej ilości towarów w najkrótszym czasie.

Skutecznym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu WMS, który wspiera kompletację na kilka różnych sposobów. Wskazuje dokładną lokalizację skompletowanych towarów, optymalizuje trasy kompletacji, a także pozwala na szybką realizację zamówień. Dodatkowo można zdecydować się na automatyzację magazynu. Po integracji z systemem WMS podniesie się znacząco wydajność i bezpieczeństwo kompletacji towarów.

Brak odpowiednio przeszkolonego personelu

Duża rotacja pracowników w magazynie jest ogromnym problemem wynikającym z braku odpowiednich kompetencji. Standardowe wdrożenie pracownika wymaga bardzo dużo czasu, niezbędnych szkoleń, często właściciele idą tutaj na skróty. Mogą pojawić się realne błędy w obsłudze powodujące straty w magazynie. Rozwiązanie?  Znów system WMS.

Wdrożenie w firmie systemu WMS ułatwia pracę pracownikom. WMS może prowadzić pracownika przez kolejne zadania, wskazywać lokalizacje, weryfikować pobrania i rejestrować wykonane operacje. Nie zastępuje jednak prawidłowego wdrożenia, szkoleń i jasno opisanych procedur. Najlepsze efekty daje połączenie technologii z czytelnym podziałem odpowiedzialności oraz regularną kontrolą sposobu wykonywania pracy.

Powiązane rozwiązania

Systemy ograniczające przeterminowanie, pomyłki i uszkodzenia

Rodzaj wyposażenia powinien odpowiadać przyczynie strat. Innego rozwiązania wymaga kontrola terminów i rotacji palet, innego szybka kompletacja drobnicy, a jeszcze innego ochrona regałów przed kolizjami z urządzeniami transportu wewnętrznego.

Kontrolowana rotacja palet

Regały przepływowe Pallet Flow

Palety przemieszczają się po nachylonych torach do punktu odbioru. System ułatwia organizację przepływu FIFO, ogranicza liczbę przejazdów wózków i pomaga zachować właściwą kolejność wydawania dużych partii podobnego asortymentu.

zobacz Pallet Flow

Mniej błędów kompletacyjnych

Regały przepływowe Carton Flow

Kartony i pojemniki przesuwają się do stałego miejsca pobrania, a stronę uzupełniania można oddzielić od strony kompletacji. Separatory pomagają uporządkować asortyment i ograniczać pomyłki przy wybieraniu podobnych produktów.

sprawdź Carton Flow

Ochrona przed kolizjami

Osłony regałowe i odbojniki magazynowe

Zabezpieczenia pomagają chronić słupy, ramy, zakończenia rzędów oraz inne elementy infrastruktury przed skutkami uderzeń wózków. Ograniczają ryzyko uszkodzenia konstrukcji, towarów i powstania przestoju w strefie składowania.

zobacz zabezpieczenia

Straty w magazynie – podsumowanie

Powyższe przypadki pokazują, że straty w działalności magazynowej są w zasadzie nieuniknione, ale wielu problemów można uniknąć wdrażając system WMS, a także stawiając na automatyzację procesów.

Pamiętać należy, że straty muszą być wpisane w kosztorys firmy. Ważne, aby nie przewyższały realnych korzyści i przychodów z prowadzonej działalności. 

Baza wiedzy

Więcej o rotacji, paletach i procedurach magazynowych

Ograniczanie strat wymaga zarówno analizy danych, jak i kontroli fizycznego stanu jednostek ładunkowych oraz jasnych zasad postępowania. Poniższe poradniki rozwijają te trzy obszary.

Zaleganie i przeterminowanie Jak analizować rotację zapasów? Sprawdź, jak obliczać rotację w razach i dniach oraz oceniać, czy produkty nie pozostają w magazynie zbyt długo albo nie są utrzymywane na zbyt niskim poziomie. Przeczytaj o rotacji zapasów Kontrola jednostek ładunkowych Jak zapobiegać uszkodzeniom palet? Dowiedz się, jak oceniać stan palet, chronić je przed wilgocią i uszkodzeniami mechanicznymi oraz wycofywać jednostki, które nie nadają się do dalszego bezpiecznego użytkowania. Przeczytaj o ochronie palet Standardy pracy Jak stworzyć procedury magazynowe? Zobacz, jak opisać kontrolę przyjęć, sposób składowania, kompletację, wydania, zgłaszanie uszkodzeń i postępowanie w przypadku stwierdzenia braków lub rozbieżności. Sprawdź procedury magazynowe

FAQ

Straty w magazynie – najczęstsze pytania

Krótka sekcja dla firm, które chcą ograniczyć uszkodzenia towarów, pomyłki kompletacyjne, ubytki magazynowe i koszty wynikające z nieprawidłowej organizacji składowania.

Jakie są najczęstsze przyczyny strat w magazynie?

Najczęstsze przyczyny strat to uszkodzenia towaru, błędy przy przyjęciu i wydaniu, niewłaściwe składowanie, brak kontroli rotacji, pomyłki kompletacyjne, nieprawidłowe oznaczenie lokalizacji, kradzieże oraz uszkodzenia powstające podczas transportu wewnętrznego. Duże znaczenie ma również stan regałów, palet, wózków widłowych i zabezpieczeń magazynowych.

Jak ograniczyć uszkodzenia towaru podczas składowania?

Uszkodzenia można ograniczyć przez dobór regałów do rodzaju ładunku, kontrolę nośności, właściwe podparcie palet, stosowanie półek siatkowych, krat, ograniczników i zabezpieczeń przed spadaniem towaru. Ważne jest także prawidłowe rozmieszczenie ciężkich ładunków, regularna kontrola palet oraz eliminowanie uszkodzonych elementów wyposażenia magazynu.

Jak układ regałów wpływa na straty magazynowe?

Źle zaplanowany układ regałów zwiększa ryzyko kolizji, pomyłek i uszkodzeń towaru. Zbyt wąskie alejki, słabe oznaczenia lokalizacji, brak stref przyjęć i wydań albo nieczytelny podział asortymentu mogą powodować błędy w kompletacji oraz większe zużycie sprzętu. Dobrze zaprojektowany system składowania skraca drogi transportu i ułatwia kontrolę stanów magazynowych.

Czy rotacja zapasów pomaga zmniejszyć straty?

Tak. Kontrola rotacji zapasów pomaga ograniczyć zaleganie towaru, przeterminowanie produktów, utratę wartości i blokowanie miejsc paletowych. Towary szybko rotujące powinny być łatwo dostępne, a produkty z terminem przydatności powinny być obsługiwane zgodnie z przyjętą zasadą, na przykład FIFO. Przy dużej rotacji warto rozważyć systemy przepływowe lub lepsze oznaczenie lokalizacji.

Jak zmniejszyć liczbę pomyłek przy kompletacji zamówień?

Pomyłki kompletacyjne można ograniczyć przez logiczne rozmieszczenie produktów, czytelne oznaczenie regałów, stref i lokalizacji, rozdzielenie towarów podobnych, weryfikację kodów oraz uporządkowanie ścieżki kompletacji. Pomaga także dobranie regałów do rodzaju asortymentu: regałów półkowych dla drobnicy, Carton Flow dla szybkiej kompletacji i regałów paletowych dla jednostek paletowych.

Czy przeglądy regałów ograniczają straty w magazynie?

Tak. Regularne przeglądy pozwalają wykryć uszkodzone słupy, belki, stężenia, kotwy, odbojniki i zabezpieczenia zanim dojdzie do awarii, uszkodzenia towaru albo przestoju. Kontrola regałów jest szczególnie ważna po kolizjach z wózkami widłowymi, zmianie konfiguracji regałów, przeciążeniach lub intensywnej eksploatacji magazynu.

Od czego zacząć minimalizowanie strat magazynowych?

Najlepiej zacząć od ustalenia, gdzie straty faktycznie powstają: przy przyjęciu, składowaniu, kompletacji, transporcie wewnętrznym, wydaniu czy inwentaryzacji. Następnie warto przeanalizować układ regałów, oznaczenia lokalizacji, stan techniczny wyposażenia, rotację zapasów, procedury pracy i szkolenie personelu. Dopiero wtedy można dobrać właściwe działania naprawcze.