Przestrzeganie oraz wdrożenie procedur zarządzania magazynem jest tak samo ważne, jak zakup odpowiedniej infrastruktury. Jak stworzyć procedury, które faktycznie działają i usprawniają pracę magazynu?

Co to są procedury magazynowe?

Procedury zarządzania magazynem obejmują działania, których celem jest usprawnienie procesów magazynowych. Sprawiają, że operacje, takie jak przyjęcie towarów, składowanie, kompletacja zamówień, inwentaryzacja oraz wysyłka, są realizowane w prawidłowy sposób. 

Jak stworzyć procedury magazynowe?

Procedura magazynowa jest tak samo istotnym elementem, jak infrastruktura. Określa, jak przyjąć towar, w jaki sposób go przechowywać oraz wydać. Pomaga wdrożyć również zasady inwentaryzacji i postępowania w przypadku uszkodzenia, straty lub niezgodności z zamówieniem towaru. Należy również wiedzieć, jak zarządzać partiami towaru, biorąc pod uwagę daty ważności. W przypadku kartotek towarów należy określić cechy podlegające rejestracji, biorąc pod uwagę zasady przechowywania lub wydania. 

Wielu operatorów logistycznych uważa, że operacje magazynowe oraz ich kontrolowanie można usprawnić poprzez wdrożenie systemu zarządzania WMS. Jego zadaniem jest pilnowanie, aby wszystkie działania w magazynie były wykonywane zgodnie z procedurami. Trzeba jednak z dużą odpowiedzialnością podejść do zastosowania tego systemu w magazynie. Jest on bardzo pomocy, ale również wymaga skupienia od osób nim zarządzających. 

Zarzadzanie magazynem powinno być budowane nie tylko w oparciu o system informatyczny, a przede wszystkim wdrożone i przetestowane procedury. Oprogramowanie przyspiesza operacje, zmniejsza ilość błędów i czas, jaki należy poświęcić na kontrolowanie procesów. Zanim wdrożysz do swojego magazynu system WMS, najpierw ustal i dobrze dostosuj do swoich potrzeb zasady prowadzenia gospodarki magazynowej. 

Aby stworzyć dobrze funkcjonujący magazyn, należy wdrożyć zasady organizacji pracy. Dotyczy to przede wszystkim określenia, kiedy pracownicy mają rozpocząć pracę, i do której towar jest wydawany. Istotny jest również podział obowiązków i struktura organizacyjna. Na każdym stanowisku należy rozliczać czas pracy, biorąc pod uwagę wykonywane czynności. Należy określić czas ładowania wózków widłowych, a także zasady przeprowadzania przeglądów technicznych. Równie ważne jest ustalenie przerw i miejsc spożywania posiłków. 

Część procedur, jakie są wdrażane do magazynu, wynika bezpośrednio z procesów, jakie w nim zachodzą, czyli dostawa i wydawanie zamówień. Fazy procesu magazynowania wzajemnie się popychają, jedna po drugiej, co prowadzi do realizacji w sposób efektywny. Natomiast są również procedury takie, które trzeba narzucić i są niewygodne. Magazyn jest w stanie bez nich pracować i są najczęściej wykonywane niechętnie i pod nadzorem. Obejmują m.in. procedury postępowania w przypadku braków, dopasowanie gniazda paletowego do wielkości palety, zasady kolejkowania dostaw i zamówień, sprzątanie i odstawianie do strefy ładowania wózków widłowych po skończonej pracy.

Procedura magazynowa — przykład

Oto przykładowe procedury związane z przyjęciem, składowaniem, wydawaniem, inwentaryzacją oraz kontrolą dostępu do towarów. 

Przyjęcie towaru

• Śledzone cechy partii, czyli np. data dostawy.
• Śledzone cechy produktu, czyli np. termin ważności.
• Kontrola ilościowa i jakościowa.
• Decyzja o lokalizacji.

Składowanie towaru

• Sposób alokacji jednostek ładunkowych.
• Przyporządkowanie lokalizacji.

Wydawanie towaru

• Kontrola zamówień.
• Podział zadań przy przygotowywaniu zamówienia.
• Kolejkowanie zamówień.
• Zamawianie transportu.

Inwentaryzacja

• Zasady oraz osoby, które mają przeprowadzić roczną inwentaryzację.
• Inwentaryzacja cząstkowa.

Kontrola dostępu

• Procedury bezpieczeństwa.
• Ograniczony dostęp wyłącznie dla pracowników magazynu.
• Kompaktory — niszczenie odpadów. 

Jak procedury wpływają na procesy magazynowe?

Jeżeli nastąpi optymalizacja procedur magazynowych, można znacząco skrócić procesy magazynowania. Przede wszystkim dotyczy to szybszej realizacji zamówień, a także lepszego zarządzania zapasami. Ponadto można również zmniejszyć koszty operacyjne i zwiększyć satysfakcję klientów. Każda procedura jest równie ważna, zarówno procedura przyjęcia towaru do magazynu, jak i kontrola zamówień wraz z ich kolejkowaniem.