Infrastruktura oraz sprzęty to podstawowe wyposażenie każdego magazynu. Umożliwiają odpowiednią organizację pracy, a także zarządzanie procesami przepływu ładunków. To jednak nie wszystko. Równie ważna jest dokumentacja magazynowa, która stanowi nośnik informacji umożliwiający kontrolę stanu magazynowego, a także realizacji zachodzących w nim procesów. Bez jej prawidłowego obiegu, obiekt nie może pracować w sposób wydajny i efektywny.

Dokumentacja magazynowa – opis

Dokumentacja magazynowa to papierowy lub elektroniczny zapis danych związanych z pracą magazynu. Prawidłowy jej obieg gwarantuje sprawną realizację poszczególnych procesów oraz organizację magazynu na najwyższym poziomie.

Obecnie tradycyjne dokumenty magazynowe są zastępowane elektronicznymi wariantami, ze względu na rozpowszechnienie systemu zarządzania WMS. Jego zastosowanie w magazynie pozwala zapisywać wiele informacji dotyczących materiałów i towarów w kompleksowej bazie danych. Znacząco ułatwia to gromadzenie i wymianę informacji.

Dlaczego obieg dokumentów magazynowych jest tak istotny?

Prawidłowy obieg dokumentów to podstawa funkcjonowania nowoczesnego magazynu. Jeżeli dokumentacja jest przekazywana z dużymi opóźnieniami, zakłóca to efektywną pracę poszczególnych działów, uniemożliwia dostarczenie zamówień na czas.

Jeżeli obieg dokumentów opiera się na papierowych kopiach, łatwo o przeoczenie czy zgubienie ważnych danych. Zła organizacja spowalnia pracę magazynu, a także uniemożliwia prawidłowe wykonywanie codziennych czynności. Generowanie dokumentów wymaga w takiej sytuacji zaangażowania dużo większej ilości pracowników, niż gdy proces jest zaplanowany i zautomatyzowany.

Jakich zasad należy przestrzegać, tworząc dokument magazynowy?

Prowadząc dokumentację magazynową, trzeba ściśle przestrzegać kilku reguł. Ułatwia to zorganizowanie prawidłowego obiegu informacji w magazynie, a także zapewnia spójność i wiarygodność przekazywanych danych:

• kompletność – wszystkie operacje i transakcje związane z magazynem muszą być udokumentowane, i to niezależnie czy jest to związane z przyjęciem zewnętrznym, wewnętrznym, zwrotem, wydawaniem towarów czy materiałów;
• spójność – formularze, szablony i szeroko rozumiane procedury dokumentacyjne powinny być jednolite;
• dokładność i staranność – dokument magazynowy powinien być bardzo dokładny i szczegółowy, odzwierciedlać faktyczny stan magazynu. Dokument należy opatrzyć datą wykonania transakcji, obowiązkowo powinien zostać podpisany przez upoważnioną osobę;
• profesjonalna archiwizacja – dokumenty należy przechowywać w sposób bezpieczny, zgodny z polityką firmy, a jednocześnie łatwo dostępne dla osób, które z nimi pracują.

Dokumenty magazynowe – rodzaje

Dokumentacja magazynowa może zostać podzielona na dwa główne rodzaje: dokumentację magazynową przychodową związaną z towarami, które trafiają do magazynu, a także dokumentację magazynową rozchodową obejmującą towary wychodzące z magazynu. Pozwalają wykonywać szereg czynności związanych z obrotem towarami w magazynie.

Dokumenty przychodowe

Są wystawiane w procesie przyjmowania towaru przez magazyn niezależnie od źródła pozyskania go. Powstają przy przyjęciu dostawy zewnętrznej, przyjęciu zwrotu oraz przyjęciu wewnętrznym. Należy tutaj wymienić również protokół inwentaryzacji, który podnosi stan magazynowy i stanowi źródło przychodu. Istotne jest wykonywanie korekt stanu, w celu naprawy błędów np. dotyczących numeru serii czy wprowadzania poprawek dotyczących generowania odpowiedniego przychodu.

Najlepiej, gdy w magazynie działa system WMS. Dokumenty są generowane automatycznie. Poszczególne operacje pracownik musi jedynie zatwierdzić.

W przypadku braku wsparcia przez automatyczny system, manualne generowanie dokumentów przychodowych spoczywa na wyznaczonych pracownikach magazynu.

Dokumenty rozchodowe

Takie rodzaje dokumentów magazynowych są wystawiane w momencie wydawania towarów z magazynu, niezależnie od celu, w jakim taka czynność jest realizowana. Powstają zarówno przy wydaniach zewnętrznych dla określonych odbiorców i kontrahentów, jak i przy wydaniach wewnętrznych np. w celach produkcyjnych czy w strefie kompletacji.

W obiegu znajduje się również protokół inwentaryzacyjny, który obniża stan magazynowy i stanowi rozchód. Dostępne są także korekty stanu.

Tak jak w przypadku dokumentów przychodowych, jeżeli magazyn jest wyposażony w system WMS, informacje przekazywane są automatycznie. Bez wsparcia informatycznego, dokumenty wystawiają uprawnieni do tego pracownicy magazynu.

MM, czyli przesunięcie międzymagazynowe

Dokument potwierdza przemieszczenie materiałów w obrębie magazynów należących do tego samego przedsiębiorcy. Dokumentacja magazynowa obejmuje w tym przypadku MW (wydania z magazynu) oraz MP (przyjęcia do magazynu). Dokumenty pozwalają zweryfikować, czy towar dotarł do miejsca docelowego.

Jakie są najważniejsze dokumenty obrotu magazynowego?

PZ – przyjęcie zewnętrzne

Wystawia się go po zatwierdzeniu kontroli wejściowej. Dokumentuje przychód towarów, czyli przyjęcie w magazynie towarów. Zawiera numer dokumentu, datę wystawienia dokumentu, datę przyjęcia towaru, jego oznaczenie i ilość, dane wystawiającego dokument, dane dostawcy, podpis osoby upoważnionej do wystawiania dokumentu, podpis dostawcy i podpis pracownika dokonującego odbioru towaru.

WZ – wydanie na zewnątrz

Wystawiany jest po zatwierdzeniu wydania towaru z magazynu. Należy w nim umieścić informacje dotyczące numeru dokumentu, towaru (cena jednostkowa, ilość wydawanego towaru, oznaczenie), daty oraz podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu i dane wystawiającego, oraz odbiorcy.

PW – przyjęcie wewnętrzne

Wypełnianie dokumentów magazynowych w tym przypadku jest konieczne, po pojawianiu się towaru w strefie konfekcjonowania. Zawiera numer dokumentu, datę wystawienia, datę przyjęcia towaru, jego ilość i oznaczenie, dane wystawiającego oraz podpis osoby, która jest upoważniona do wystawienia tego dokumentu, a także podpis odbiorcy i dostawcy.

RW – rozchód wewnętrzny

Jest to dokument wystawiany po rozchodzie towaru w strefie konfekcjonowania. Stanowi potwierdzenie wydania towaru na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa. Zawiera podstawowe informacje dotyczące samego towaru, niezbędne podpisy i dat, a także wskazanie źródła pobrania materiału czy oznaczenia jednostki przedsiębiorstwa, do której należy przypisać koszt.

Wycofanie z wysyłki

Dokument powstaje po wycofaniu towaru z wysyłki. Potwierdza, że skompletowane towary nie zostały wydane, tylko trafiły z powrotem do magazynu.

Dokument inwentaryzacji

Wystawiany po zatwierdzeniu inwentaryzacji. W zależności od wyniku stanowi uzupełnienie dokumentu przychodu lub rozchodu.

Braki i nadwyżki

Dokument wystawiany po rozliczeniu braków i nadwyżek na terenie magazynu.

Listy załadunkowe

Potwierdza załadunek towarów na samochód.

Wyniki kontroli dostawy

Wystawiany po zatwierdzeniu kontroli wejściowej. Dokumentuje rozbieżności pomiędzy awizem a wynikami kontroli wejściowej.

Jakie są dokumenty magazynowe? Podsumowanie

Jeżeli przedsiębiorca zaniecha prawidłowego dokumentowania procesów zachodzących w jego magazynie, traci dostęp do ważnych danych. Najlepiej jest zainwestować w system WMS automatyzujący proces zbierania informacji. Zapewnia to efektywne funkcjonowanie magazynu, zwiększa rentowność prowadzonej działalności i pomaga uniknąć wielu błędów.