Infrastruktura oraz sprzęty to podstawowe wyposażenie każdego magazynu. Umożliwiają odpowiednią organizację pracy, a także zarządzanie procesami przepływu ładunków. To jednak nie wszystko. Równie ważna jest dokumentacja magazynowa, która stanowi nośnik informacji umożliwiający kontrolę stanu magazynowego, a także realizacji zachodzących w nim procesów. Bez jej prawidłowego obiegu, obiekt nie może pracować w sposób wydajny i efektywny.

Obieg informacji w magazynie

Czego dowiesz się z artykułu?

Artykuł pomoże Ci rozróżnić dokumenty wykorzystywane przy przyjęciu, wydaniu i przesunięciu towarów. Dowiesz się również, jakie informacje powinny być rejestrowane, kto odpowiada za wystawienie dokumentu oraz jak połączyć dokumentację z rzeczywistym ruchem zapasów.

Dlaczego to ważne? Dokumentacja magazynowa powinna odzwierciedlać to, co faktycznie wydarzyło się z towarem. Błędy, opóźnienia i brak spójności pomiędzy dokumentem a stanem fizycznym prowadzą do rozbieżności w zapasach, problemów przy inwentaryzacji i nieprawidłowej realizacji kolejnych operacji.

Dokumentacja magazynowa – opis

Dokumentacja magazynowa to papierowy lub elektroniczny zapis danych związanych z pracą magazynu. Prawidłowy jej obieg gwarantuje sprawną realizację poszczególnych procesów oraz organizację magazynu na najwyższym poziomie.

Obecnie tradycyjne dokumenty magazynowe są zastępowane elektronicznymi wariantami, ze względu na rozpowszechnienie systemu zarządzania WMS. Jego zastosowanie w magazynie pozwala zapisywać wiele informacji dotyczących materiałów i towarów w kompleksowej bazie danych. Znacząco ułatwia to gromadzenie i wymianę informacji.

Dlaczego obieg dokumentów magazynowych jest tak istotny?

Prawidłowy obieg dokumentów to podstawa funkcjonowania nowoczesnego magazynu. Jeżeli dokumentacja jest przekazywana z dużymi opóźnieniami, zakłóca to efektywną pracę poszczególnych działów, uniemożliwia dostarczenie zamówień na czas.

Jeżeli obieg dokumentów opiera się na papierowych kopiach, łatwo o przeoczenie czy zgubienie ważnych danych. Zła organizacja spowalnia pracę magazynu, a także uniemożliwia prawidłowe wykonywanie codziennych czynności. Generowanie dokumentów wymaga w takiej sytuacji zaangażowania dużo większej ilości pracowników, niż gdy proces jest zaplanowany i zautomatyzowany.

Jakich zasad należy przestrzegać, tworząc dokument magazynowy?

Prowadząc dokumentację magazynową, trzeba ściśle przestrzegać kilku reguł. Ułatwia to zorganizowanie prawidłowego obiegu informacji w magazynie, a także zapewnia spójność i wiarygodność przekazywanych danych:

• kompletność – wszystkie operacje i transakcje związane z magazynem muszą być udokumentowane, i to niezależnie czy jest to związane z przyjęciem zewnętrznym, wewnętrznym, zwrotem, wydawaniem towarów czy materiałów;
• spójność – formularze, szablony i szeroko rozumiane procedury dokumentacyjne powinny być jednolite;
• dokładność i staranność – dokument magazynowy powinien być bardzo dokładny i szczegółowy, odzwierciedlać faktyczny stan magazynu. Dokument należy opatrzyć datą wykonania transakcji, obowiązkowo powinien zostać podpisany przez upoważnioną osobę;
• profesjonalna archiwizacja – dokumenty należy przechowywać w sposób bezpieczny, zgodny z polityką firmy, a jednocześnie łatwo dostępne dla osób, które z nimi pracują.

Wiarygodność danych

Dokument magazynowy powinien powstawać na podstawie rzeczywiście wykonanej operacji, a nie zastępować jej późniejsze odtworzenie z pamięci.

Przyjęcie, wydanie, zwrot lub przesunięcie towaru należy rejestrować zgodnie z przyjętą procedurą i możliwie blisko momentu wykonania operacji. Ogranicza to ryzyko pomyłek w ilościach, kodach produktów, lokalizacjach i datach oraz ułatwia ustalenie osoby odpowiedzialnej za konkretną czynność.

Dokumenty magazynowe – rodzaje

Dokumentacja magazynowa może zostać podzielona na dwa główne rodzaje: dokumentację magazynową przychodową związaną z towarami, które trafiają do magazynu, a także dokumentację magazynową rozchodową obejmującą towary wychodzące z magazynu. Pozwalają wykonywać szereg czynności związanych z obrotem towarami w magazynie.

Dokumenty przychodowe

Są wystawiane w procesie przyjmowania towaru przez magazyn niezależnie od źródła pozyskania go. Powstają przy przyjęciu dostawy zewnętrznej, przyjęciu zwrotu oraz przyjęciu wewnętrznym. Należy tutaj wymienić również protokół inwentaryzacji, który podnosi stan magazynowy i stanowi źródło przychodu. Istotne jest wykonywanie korekt stanu, w celu naprawy błędów np. dotyczących numeru serii czy wprowadzania poprawek dotyczących generowania odpowiedniego przychodu.

Najlepiej, gdy w magazynie działa system WMS. Dokumenty są generowane automatycznie. Poszczególne operacje pracownik musi jedynie zatwierdzić.

W przypadku braku wsparcia przez automatyczny system, manualne generowanie dokumentów przychodowych spoczywa na wyznaczonych pracownikach magazynu.

Dokumenty rozchodowe

Takie rodzaje dokumentów magazynowych są wystawiane w momencie wydawania towarów z magazynu, niezależnie od celu, w jakim taka czynność jest realizowana. Powstają zarówno przy wydaniach zewnętrznych dla określonych odbiorców i kontrahentów, jak i przy wydaniach wewnętrznych np. w celach produkcyjnych czy w strefie kompletacji.

W obiegu znajduje się również protokół inwentaryzacyjny, który obniża stan magazynowy i stanowi rozchód. Dostępne są także korekty stanu.

Tak jak w przypadku dokumentów przychodowych, jeżeli magazyn jest wyposażony w system WMS, informacje przekazywane są automatycznie. Bez wsparcia informatycznego, dokumenty wystawiają uprawnieni do tego pracownicy magazynu.

MM, czyli przesunięcie międzymagazynowe

Dokument potwierdza przemieszczenie materiałów w obrębie magazynów należących do tego samego przedsiębiorcy. Dokumentacja magazynowa obejmuje w tym przypadku MW (wydania z magazynu) oraz MP (przyjęcia do magazynu). Dokumenty pozwalają zweryfikować, czy towar dotarł do miejsca docelowego.

Powiązane rozwiązania

Systemy ułatwiające kontrolę lokalizacji i przepływu towarów

Dokumentacja jest najbardziej użyteczna wtedy, gdy każdą operację można przypisać do konkretnego towaru, miejsca składowania i etapu procesu. Czytelny system regałowy ułatwia oznaczanie lokalizacji, kontrolowanie rotacji oraz porównywanie stanu ewidencyjnego ze stanem fizycznym.

Kontrola rotacji

Regały przepływowe Carton Flow

Tory rolkowe przemieszczają kartony i pojemniki w kierunku stanowiska pobrania. Rozdzielenie strony uzupełniania i kompletacji ułatwia kontrolę przepływu produktów oraz organizację rotacji.

sprawdź Carton Flow

Większa pojemność

Regały mobilne

Przesuwne rzędy ograniczają liczbę stale otwartych alejek, a jednocześnie pozwalają dotrzeć do konkretnej lokalizacji po otwarciu właściwego korytarza roboczego.

zobacz regały mobilne

Czytelny podział lokalizacji

Wielopoziomowe regały półkowe

Zabudowa umożliwia tworzenie uporządkowanych lokalizacji na kilku poziomach magazynu. Sprawdza się przy składowaniu i kompletowaniu większej liczby drobnych indeksów.

zobacz regały wielopoziomowe

Jakie są najważniejsze dokumenty obrotu magazynowego?

PZ – przyjęcie zewnętrzne

Wystawia się go po zatwierdzeniu kontroli wejściowej. Dokumentuje przychód towarów, czyli przyjęcie w magazynie towarów. Zawiera numer dokumentu, datę wystawienia dokumentu, datę przyjęcia towaru, jego oznaczenie i ilość, dane wystawiającego dokument, dane dostawcy, podpis osoby upoważnionej do wystawiania dokumentu, podpis dostawcy i podpis pracownika dokonującego odbioru towaru.

WZ – wydanie na zewnątrz

Wystawiany jest po zatwierdzeniu wydania towaru z magazynu. Należy w nim umieścić informacje dotyczące numeru dokumentu, towaru (cena jednostkowa, ilość wydawanego towaru, oznaczenie), daty oraz podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu i dane wystawiającego, oraz odbiorcy.

PW – przyjęcie wewnętrzne

Wypełnianie dokumentów magazynowych w tym przypadku jest konieczne, po pojawianiu się towaru w strefie konfekcjonowania. Zawiera numer dokumentu, datę wystawienia, datę przyjęcia towaru, jego ilość i oznaczenie, dane wystawiającego oraz podpis osoby, która jest upoważniona do wystawienia tego dokumentu, a także podpis odbiorcy i dostawcy.

RW – rozchód wewnętrzny

Jest to dokument wystawiany po rozchodzie towaru w strefie konfekcjonowania. Stanowi potwierdzenie wydania towaru na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa. Zawiera podstawowe informacje dotyczące samego towaru, niezbędne podpisy i dat, a także wskazanie źródła pobrania materiału czy oznaczenia jednostki przedsiębiorstwa, do której należy przypisać koszt.

Wycofanie z wysyłki

Dokument powstaje po wycofaniu towaru z wysyłki. Potwierdza, że skompletowane towary nie zostały wydane, tylko trafiły z powrotem do magazynu.

Dokument inwentaryzacji

Wystawiany po zatwierdzeniu inwentaryzacji. W zależności od wyniku stanowi uzupełnienie dokumentu przychodu lub rozchodu.

Braki i nadwyżki

Dokument wystawiany po rozliczeniu braków i nadwyżek na terenie magazynu.

Listy załadunkowe

Potwierdza załadunek towarów na samochód.

Wyniki kontroli dostawy

Wystawiany po zatwierdzeniu kontroli wejściowej. Dokumentuje rozbieżności pomiędzy awizem a wynikami kontroli wejściowej.

Baza wiedzy

Więcej o wydaniach, systemie WMS i procedurach magazynowych

Prawidłowa dokumentacja wymaga jasnego określenia momentu wykonania operacji, osoby odpowiedzialnej i sposobu wprowadzania danych. Poniższe poradniki rozwijają organizację wydań, elektroniczną kontrolę zapasów oraz tworzenie procedur dla pracowników.

Wydanie towaru Dokument WZ – czym jest i kiedy go wystawić? Sprawdź, jak dokumentowane jest wydanie towaru na zewnątrz i jakie informacje pomagają zidentyfikować odbiorcę, produkty, ilości oraz moment wykonania operacji. Przeczytaj o dokumencie WZ Elektroniczny obieg danych Jak system WMS wspiera dokumentację? Dowiedz się, jak WMS rejestruje ruch towarów, aktualizuje stany, kontroluje lokalizacje i przekazuje pracownikom kolejne zadania. Poznaj funkcje systemu WMS Standardy postępowania Jak stworzyć procedury magazynowe? Zobacz, jak opisać odpowiedzialność pracowników, kolejność czynności, sposób zgłaszania rozbieżności i zasady postępowania z dokumentacją. Przeczytaj o procedurach

Jakie są dokumenty magazynowe? Podsumowanie

Jeżeli przedsiębiorca zaniecha prawidłowego dokumentowania procesów zachodzących w jego magazynie, traci dostęp do ważnych danych. Najlepiej jest zainwestować w system WMS automatyzujący proces zbierania informacji. Zapewnia to efektywne funkcjonowanie magazynu, zwiększa rentowność prowadzonej działalności i pomaga uniknąć wielu błędów. 

FAQ

Dokumenty magazynowe – najczęstsze pytania

Poniżej znajdziesz odpowiedzi dotyczące dokumentów PZ, WZ, PW, RW i MM, elektronicznego obiegu informacji, odpowiedzialności pracowników oraz najczęstszych błędów w dokumentacji magazynowej.

Co to są dokumenty magazynowe?

Dokumenty magazynowe rejestrują operacje wykonywane na towarach, materiałach i produktach. Potwierdzają między innymi przyjęcie, wydanie, przesunięcie, zwrot, korektę stanu lub wynik przeprowadzonej inwentaryzacji.

Czym różni się dokument PZ od WZ?

PZ potwierdza przyjęcie do magazynu towaru pochodzącego z zewnątrz, na przykład od dostawcy. WZ dokumentuje operację odwrotną, czyli wydanie towaru z magazynu zewnętrznemu odbiorcy.

Czym różni się dokument PW od RW?

PW oznacza przyjęcie wewnętrzne, czyli zwiększenie stanu magazynu w wyniku operacji zachodzącej wewnątrz przedsiębiorstwa. RW potwierdza rozchód wewnętrzny, na przykład wydanie materiału z magazynu do produkcji.

Do czego służy dokument MM?

MM służy do zarejestrowania przesunięcia zapasów pomiędzy magazynami lub lokalizacjami należącymi do tej samej firmy. Umożliwia ustalenie, skąd towar został wydany i gdzie powinien zostać ponownie przyjęty.

Kto wystawia dokumenty magazynowe?

Dokumenty wystawiają osoby upoważnione zgodnie z procedurami obowiązującymi w firmie. Mogą to być magazynierzy, pracownicy logistyki, osoby odpowiedzialne za przyjęcia i wydania albo użytkownicy systemu WMS lub ERP.

Jakie informacje powinien zawierać dokument magazynowy?

Powinien umożliwiać identyfikację rodzaju operacji, daty, towaru, ilości, jednostki miary oraz stron lub lokalizacji uczestniczących w przepływie. Zakres danych może również obejmować numer dokumentu, kody produktów i osoby odpowiedzialne.

Czy dokumenty magazynowe mogą mieć formę elektroniczną?

Tak. Dokumentacja może być prowadzona elektronicznie, jeżeli wykorzystywany system zapewnia wiarygodne rejestrowanie operacji, odpowiednie uprawnienia użytkowników, dostęp do historii zmian oraz możliwość odtworzenia i archiwizacji danych.

Jak WMS wspiera obieg dokumentów magazynowych?

WMS łączy dokumentację z zadaniami wykonywanymi przez pracowników i ruchem towarów pomiędzy lokalizacjami. Może automatycznie aktualizować stany, rejestrować czas operacji i ograniczać ręczne przepisywanie tych samych informacji.

Jak dokumenty pomagają podczas inwentaryzacji?

Pozwalają porównać stan ewidencyjny z rzeczywistą liczbą produktów znajdujących się w magazynie. Analiza dokumentów ułatwia także ustalenie źródła braków, nadwyżek, błędnych wydań albo niezatwierdzonych przesunięć.

Jakie są najczęstsze błędy w dokumentacji magazynowej?

Najczęściej występują błędne ilości, nieprawidłowe kody produktów, pomylone lokalizacje, brak daty albo wystawienie niewłaściwego rodzaju dokumentu. Problemem jest również zatwierdzanie operacji z opóźnieniem i brak zgodności ze stanem fizycznym.