Infrastruktura oraz sprzęty to podstawowe wyposażenie każdego magazynu. Umożliwiają odpowiednią organizację pracy, a także zarządzanie procesami przepływu ładunków. To jednak nie wszystko. Równie ważna jest dokumentacja magazynowa, która stanowi nośnik informacji umożliwiający kontrolę stanu magazynowego, a także realizacji zachodzących w nim procesów. Bez jej prawidłowego obiegu, obiekt nie może pracować w sposób wydajny i efektywny.

Dokumentacja magazynowa – opis

Dokumentacja magazynowa to papierowy lub elektroniczny zapis danych związanych z pracą magazynu. Prawidłowy jej obieg gwarantuje sprawną realizację poszczególnych procesów oraz organizację magazynu na najwyższym poziomie.

[Sprawdź też naszą ofertę, w tym regały przemysłowe]

Obecnie tradycyjne dokumenty magazynowe są zastępowane elektronicznymi wariantami, ze względu na rozpowszechnienie systemu zarządzania WMS. Jego zastosowanie w magazynie pozwala zapisywać wiele informacji dotyczących materiałów i towarów w kompleksowej bazie danych. Znacząco ułatwia to gromadzenie i wymianę informacji.

Dlaczego obieg dokumentów magazynowych jest tak istotny?

Prawidłowy obieg dokumentów to podstawa funkcjonowania nowoczesnego magazynu. Jeżeli dokumentacja jest przekazywana z dużymi opóźnieniami, zakłóca to efektywną pracę poszczególnych działów, uniemożliwia dostarczenie zamówień na czas.

Jeżeli obieg dokumentów opiera się na papierowych kopiach, łatwo o przeoczenie czy zgubienie ważnych danych. Zła organizacja spowalnia pracę magazynu, a także uniemożliwia prawidłowe wykonywanie codziennych czynności. Generowanie dokumentów wymaga w takiej sytuacji zaangażowania dużo większej ilości pracowników, niż gdy proces jest zaplanowany i zautomatyzowany.

Jakich zasad należy przestrzegać, tworząc dokument magazynowy?

Prowadząc dokumentację magazynową, trzeba ściśle przestrzegać kilku reguł. Ułatwia to zorganizowanie prawidłowego obiegu informacji w magazynie, a także zapewnia spójność i wiarygodność przekazywanych danych:

• kompletność – wszystkie operacje i transakcje związane z magazynem muszą być udokumentowane, i to niezależnie czy jest to związane z przyjęciem zewnętrznym, wewnętrznym, zwrotem, wydawaniem towarów czy materiałów;
• spójność – formularze, szablony i szeroko rozumiane procedury dokumentacyjne powinny być jednolite;
• dokładność i staranność – dokument magazynowy powinien być bardzo dokładny i szczegółowy, odzwierciedlać faktyczny stan magazynu. Dokument należy opatrzyć datą wykonania transakcji, obowiązkowo powinien zostać podpisany przez upoważnioną osobę;
• profesjonalna archiwizacja – dokumenty należy przechowywać w sposób bezpieczny, zgodny z polityką firmy, a jednocześnie łatwo dostępne dla osób, które z nimi pracują.

Dokumenty magazynowe – rodzaje

Dokumentacja magazynowa może zostać podzielona na dwa główne rodzaje: dokumentację magazynową przychodową związaną z towarami, które trafiają do magazynu, a także dokumentację magazynową rozchodową obejmującą towary wychodzące z magazynu. Pozwalają wykonywać szereg czynności związanych z obrotem towarami w magazynie.

Dokumenty przychodowe

Są wystawiane w procesie przyjmowania towaru przez magazyn niezależnie od źródła pozyskania go. Powstają przy przyjęciu dostawy zewnętrznej, przyjęciu zwrotu oraz przyjęciu wewnętrznym. Należy tutaj wymienić również protokół inwentaryzacji, który podnosi stan magazynowy i stanowi źródło przychodu. Istotne jest wykonywanie korekt stanu, w celu naprawy błędów np. dotyczących numeru serii czy wprowadzania poprawek dotyczących generowania odpowiedniego przychodu.

Najlepiej, gdy w magazynie działa system WMS. Dokumenty są generowane automatycznie. Poszczególne operacje pracownik musi jedynie zatwierdzić.

W przypadku braku wsparcia przez automatyczny system, manualne generowanie dokumentów przychodowych spoczywa na wyznaczonych pracownikach magazynu.

Dokumenty rozchodowe

Takie rodzaje dokumentów magazynowych są wystawiane w momencie wydawania towarów z magazynu, niezależnie od celu, w jakim taka czynność jest realizowana. Powstają zarówno przy wydaniach zewnętrznych dla określonych odbiorców i kontrahentów, jak i przy wydaniach wewnętrznych np. w celach produkcyjnych czy w strefie kompletacji.

W obiegu znajduje się również protokół inwentaryzacyjny, który obniża stan magazynowy i stanowi rozchód. Dostępne są także korekty stanu.

Tak jak w przypadku dokumentów przychodowych, jeżeli magazyn jest wyposażony w system WMS, informacje przekazywane są automatycznie. Bez wsparcia informatycznego, dokumenty wystawiają uprawnieni do tego pracownicy magazynu.

MM, czyli przesunięcie międzymagazynowe

Dokument potwierdza przemieszczenie materiałów w obrębie magazynów należących do tego samego przedsiębiorcy. Dokumentacja magazynowa obejmuje w tym przypadku MW (wydania z magazynu) oraz MP (przyjęcia do magazynu). Dokumenty pozwalają zweryfikować, czy towar dotarł do miejsca docelowego.

Jakie są najważniejsze dokumenty obrotu magazynowego?

PZ – przyjęcie zewnętrzne

Wystawia się go po zatwierdzeniu kontroli wejściowej. Dokumentuje przychód towarów, czyli przyjęcie w magazynie towarów. Zawiera numer dokumentu, datę wystawienia dokumentu, datę przyjęcia towaru, jego oznaczenie i ilość, dane wystawiającego dokument, dane dostawcy, podpis osoby upoważnionej do wystawiania dokumentu, podpis dostawcy i podpis pracownika dokonującego odbioru towaru.

WZ – wydanie na zewnątrz

Wystawiany jest po zatwierdzeniu wydania towaru z magazynu. Należy w nim umieścić informacje dotyczące numeru dokumentu, towaru (cena jednostkowa, ilość wydawanego towaru, oznaczenie), daty oraz podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu i dane wystawiającego, oraz odbiorcy.

PW – przyjęcie wewnętrzne

Wypełnianie dokumentów magazynowych w tym przypadku jest konieczne, po pojawianiu się towaru w strefie konfekcjonowania. Zawiera numer dokumentu, datę wystawienia, datę przyjęcia towaru, jego ilość i oznaczenie, dane wystawiającego oraz podpis osoby, która jest upoważniona do wystawienia tego dokumentu, a także podpis odbiorcy i dostawcy.

RW – rozchód wewnętrzny

Jest to dokument wystawiany po rozchodzie towaru w strefie konfekcjonowania. Stanowi potwierdzenie wydania towaru na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa. Zawiera podstawowe informacje dotyczące samego towaru, niezbędne podpisy i dat, a także wskazanie źródła pobrania materiału czy oznaczenia jednostki przedsiębiorstwa, do której należy przypisać koszt.

Wycofanie z wysyłki

Dokument powstaje po wycofaniu towaru z wysyłki. Potwierdza, że skompletowane towary nie zostały wydane, tylko trafiły z powrotem do magazynu.

Dokument inwentaryzacji

Wystawiany po zatwierdzeniu inwentaryzacji. W zależności od wyniku stanowi uzupełnienie dokumentu przychodu lub rozchodu.

Braki i nadwyżki

Dokument wystawiany po rozliczeniu braków i nadwyżek na terenie magazynu.

Listy załadunkowe

Potwierdza załadunek towarów na samochód.

Wyniki kontroli dostawy

Wystawiany po zatwierdzeniu kontroli wejściowej. Dokumentuje rozbieżności pomiędzy awizem a wynikami kontroli wejściowej.

Jakie są dokumenty magazynowe? Podsumowanie

Jeżeli przedsiębiorca zaniecha prawidłowego dokumentowania procesów zachodzących w jego magazynie, traci dostęp do ważnych danych. Najlepiej jest zainwestować w system WMS automatyzujący proces zbierania informacji. Zapewnia to efektywne funkcjonowanie magazynu, zwiększa rentowność prowadzonej działalności i pomaga uniknąć wielu błędów.